Classer automatiquement ses factures avec l'IA sans coder

Dans cet article, je vais aborder l'automatisation sous un autre angle. J'ai choisi comme fil conducteur un sujet qui me touche personnellement depuis de nombreuses années en tant qu'entrepreneur : l'archivage de mes pièces comptables, et en particulier mes factures d'achat.

Cet article est le premier d'une série de trois. Nous allons ici mettre en place une première automatisation ne nécessitant pas de connaissances techniques particulières. Nous conclurons l'article sur une analyse critique du résultat, afin de voir s'il est possible d'aller plus loin.

Pourquoi automatiser la récupération de ses factures pro ?

En tant que chef d'entreprise, je suis soumis à un certain nombre d'obligations fiscales et comptables. Ma société étant soumise au régime normal de TVA, je dois chaque mois faire une déclaration pour déterminer le montant de la TVA que je vais devoir payer pour le mois écoulé. Pour ce faire, je dois uploader tous mes justificatifs dans mon logiciel comptable.

Retrouver ses factures dans Gmail : un casse-tête mensuel

Pour établir correctement les déclarations de TVA, je dois d'abord récupérer toutes les factures pour la période concernée. Je reçois généralement une copie de chaque facture par mail, encore faut-il les retrouver dans la multitude de messages que l'on reçoit chaque jour. Pour les factures manquantes, je dois en plus me connecter à un ou plusieurs SaaS. Il faut alors saisir ses identifiants (et s'en rappeler si on les a oubliés, ce qui arrive bien trop souvent !), saisir les codes de confirmation si l'authentification à double facteur (2FA) est activé, etc.

Et quand on recense tous les fournisseurs, les honoraires, les coûts d'hébergement, les abonnements, et autres dépenses ponctuelles, on arrive à minima à une petite dizaine de factures par mois, même pour une activité basique comme la mienne.

Classer et renommer ses pièces comptables à la main

En plus du travail de recherche, je garde une copie de tous les documents liés à mes activités professionnelles sur mon ordinateur. Dans le cas de ma société Jinious, j'ai mis en place une nomenclature précise :

Jinious:
├── Exercice 01
│   ├── Personnel
│   ├── Factures
│   │   ├── Achats
│   │   └── Ventes
│   ├── TVA
│   ├── IS
│   ├── Bilan
│   └── Autre
├── Exercice 02
│   ├── Personnel
│   ├── Factures
│   │   ├── Achats
│   │   └── Ventes
│   ├── TVA
│   ├── IS
│   ├── Bilan
│   └── Autre
│
...   (même structure pour chaque exercice)
│
└── Exercice n
    ├── Personnel
    ├── Factures
    │   ├── Achats
    │   └── Ventes
    ├── TVA
    ├── IS
    ├── Bilan
    └── Autre

J'y copie et classe chaque document manuellement. Dans l'ensemble c'est gérable facilement : une déclaration de TVA par mois, un acompte d'IS chaque trimestre, une fiche de paie par mois etc.

En revanche pour les factures c'est une autre histoire. Pour pouvoir m'y retrouver facilement, j'ai décidé de les renommer selon un format précis : <YYYY>-<MM>-<DD>-<Fournisseur>-<Objet>.pdf. Cela demande donc de les analyser une par une pour saisir le bon nom de fichier...

Et si l'IA faisait le lien entre ma boîte mail et mon logiciel comptable ?

Je perds facilement entre une et deux heures de travail si ce n'est plus entre la recherche, le classement et le renommage de mes factures, et je dois faire ça tous les mois. A mon niveau ça reste encore faisable, mais ce n'est clairement pas la tâche la plus intéressante qui soit. J'attends généralement la dernière minute pour tout faire dans l'urgence...

Mais en y réfléchissant bien, je reçois la majorité de mes factures par mail. Si l'IA peut faire le lien entre ma boîte mail et mon logiciel comptable, puis renommer et classer les factures qui s'y trouvent, le gain de temps serait considérable. Cela semble être une mission parfaite pour elle.

Concevoir l'automatisation des factures avec Claude Cowork

Chaque mois, je me connecte à mon logiciel comptable pour afficher la liste des transactions à classer. Dans un premier temps, je vais utiliser Claude Cowork pour lui donner accès à un dossier de travail vierge sur mon ordinateur. C'est dans ce dossier que seront placées les factures. Pour le fonctionnement, je pensais faire des screenshots de ces transactions pour que Claude puisse les analyser et aller récupérer les factures correspondantes dans ma boîte mail, tout en respectant mon système de classement.

Poser les garde-fous avant de donner accès à l'IA

Comme nous allons travailler avec une IA qui risque d'avoir accès à des données sensibles, il est important de réfléchir aux limites que l'on veut lui imposer, et cela avant même de penser à notre objectif :

• Interdire toute opération de suppression.
• Ne pas interagir avec le logiciel comptable, peu importe la raison.
• Dans le doute, ne rien faire et me poser une question.
• Ne rien inventer.

Ces règles me garantissent un contrôle total sur ma comptabilité. Je consulte et fais moi-même la réconciliation, réduisant ainsi le risque d'erreur que l'IA pourrait introduire sans que je ne m'en rende compte. Je garde ainsi le contrôle sur ma comptabilité, l'IA n'intervient qu'en tant qu'assistant.

Rédiger le prompt : cadrer le besoin et les limites

Je vais me servir des conseils que j'ai compilés dans cet article pour demander à Claude de préparer le prompt. Je vais lui expliquer mon besoin en détails, lui donner des limites, lui demander ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré, l'inciter à utiliser des sources fiables s'il a besoin de faire des recherches et lui demander de ne pas inventer.

Comme prévu, j'échange avec le LLM afin de prendre en compte ses retours et peaufiner ma demande. Une fois satisfait, je demande à Claude de formaliser le process :

Je connecte ma boîte Gmail et lance le premier test.

Mise en place : les obstacles rencontrés (et contournés)

Claude parvient à analyser le screenshot des transactions et retrouve bien les emails correspondants dans ma boîte de réception. Il parvient même à confirmer le rapprochement en se basant sur le montant des transactions. Cependant, je vais devoir apporter quelques modifications au process pour qu'il fonctionne correctement.

Pourquoi le connecteur Gmail ne télécharge pas les pièces jointes

Pour connecter ma boîte Gmail à Claude, j'ai utilisé le connecteur fourni par le client. Grâce à lui, Claude parvient bien à rechercher et lire le contenu de ma boîte de réception. Mais, il y a quelque chose que je n'avais pas anticipé : ce connecteur ne peut pas télécharger les pièces jointes, l'objectif même du projet.

Télécharger les factures via le plugin Claude in Chrome

Pour contourner le problème, Claude me propose d'utiliser le plugin Claude in Chrome. Avec ce plugin, Claude peut utiliser le navigateur en toute autonomie pour rechercher les mails et télécharger les pièces jointes. J'avais déjà installé le plugin auparavant, je ne sais pas si Claude m'aurait suggéré cette alternative si cela n'avait pas été le cas ? Quoi qu'il en soit, je relance le process sans passer par le connecteur.

Encore une fois, Claude parvient bien à rechercher et lire le contenu des emails, et il peut maintenant les télécharger. Sauf que le téléchargement depuis le navigateur se faisant par défaut dans le dossier "Downloads" de mon ordinateur, Claude me demande la permission d'y accéder.

Comme la plupart d'entre nous, il y a énormément de fichiers dans ce dossier, la majorité n'ayant aucun rapport avec l'automatisation des factures. Et au-delà de ça, je lui ai déjà donné accès à un dossier de travail dédié. Je ne souhaite pas que Claude puisse accéder à tout mon ordinateur.

Passer par Google Drive pour classer sans tout exposer

Face à ce nouveau blocage, Claude me propose de passer par Google Drive. Le plugin pourra y copier et renommer les factures qu'il aura retrouvées. Comme j'ai déjà connecté Claude à mon drive, notamment pour automatiser la publication du blog, le client pourra y accéder directement pour télécharger les factures directement dans le dossier de travail que l'on a défini au début.

Comme dans le cas précédent, j'avais déjà connecté Claude à mon drive, notamment pour automatiser la publication du blog. En passant par cette connexion, Claude a accès aux fichiers présents sur le drive et peut donc les télécharger directement dans le bon dossier sur mon ordinateur. Plus besoin d'accorder de droit supplémentaire.

Le process final : de la boîte mail au dossier de travail

Après avoir appliqué ces modifications, je relance une nouvelle fois le test. Cette fois-ci, il s'exécute complètement, et le résultat est conforme à ce qui est demandé.

À noter que par souci de confidentialité, j'ai développé un mock pour vous montrer le résultat final. Je reviendrai sur cela dans les prochains articles de la série.

Le process fonctionne maintenant de la façon suivante :

• L'utilisateur lance son prompt.
• Claude Cowork cherche les factures dans la boîte mail en passant par Chrome en utilisant le plugin.
• Le plugin copie les factures dans Google Drive.
• Le client télécharge les factures dans le dossier de travail en les renommant selon la nomenclature personnalisée.

Résultat : de 2 heures à 10 minutes par mois

Avec ce nouveau process, nous sommes maintenant capables de récupérer automatiquement la majorité de nos factures. Je peux le lancer et quelques minutes plus tard, mes factures sont prêtes à être uploadées dans mon logiciel comptable. Je n'ai plus qu'à faire un rapide contrôle avant de valider mes déclarations. Je passe d'une à deux heures de travail par mois à dix minutes ! Ce mini-assistant est réellement efficace.

Mais pour cela, il aura fallu revoir notre vision des choses pour y incorporer l'utilisation d'un plugin supplémentaire et de Google Drive. Sans compter qu'avec cette approche, une copie des factures y reste présente, il faudra aussi penser à les supprimer manuellement.

Dans le prochain article, nous allons nous intéresser aux MCP. Nous verrons comment améliorer notre assistant pour qu'il se rapproche de notre vision d'origine avec une approche plus technique.